Heb jij een eigen bedrijf? Dan weet jij vast wel dat het belangrijk is om verschillende elementen te overwegen voor een productieve vergadering zoals een prettige vergaderzaal. Wanneer je een vergadering plant in een zaal waar er een fijne sfeer heerst met lekker zittende stoelen zal dit zeker bijdragen aan de kwaliteit van de vergadering. Natuurlijk kun je in iedere ruimte een vergadering houden en mocht je niet in de gelegenheid zijn om hier extra naar te kijken zal iedere ruimte natuurlijk ook volstaan. Maar wil je toch ervoor zorgen dat je alles uit de vergadering haalt zijn hier een aantal punten waarover je zou kunnen nadenken.
Creëer de juiste sfeer.
Belangrijk is dat je de juiste sfeer creëert. Zorg ervoor dat je werknemers zich op hun gemak kunnen voelen zodat ze zich gemakkelijk genoeg voelen om te participeren. Het kan nog wel eens lastig zijn om in een formele setting niet al te stijfjes de vergadering te leiden. Een goed begin is een goede catering. Zet lekkere koekjes op tafel en zorg dat er genoeg thee, koffie en water is. Voor een langer durende vergadering is het ook aan te raden om broodjes te serveren. Zorg voor een goede combinatie van wat lekkers met wat gezondere optie. Zo weet je dat er voor iedereen wat aanwezig is.
Zaal huren.
Je kan het ook overwegen om de vergadering buiten het bedrijf te houden. Zo kun je op onemeeting.com veel verschillende zalen vinden van vergaderlocaties in Leeuwarden tot een vergaderlocatie Rotterdam. Hier zal je vele verschillende sferen tegen komen. Van zeer formele zalen tot erg kleurrijke en meer informele settingen. Kijk dus goed naar wat je graag zou willen bereiken met de meeting en kies op basis hiervan de juiste zaal. Mocht je dit overwegen dan is het wel belangrijk dit op tijd op te zoeken zodat je niet last minute met allemaal volgeboekte zalen zit en je met een noodplan moet gaan komen.
De juiste plek.
Het kan handig zijn om de vergaderzaal zo centraal mogelijk te reserveren. Zo kan iedereen met gemak er heen gaan zonder al te veel gedoe. Scheelt een hoop stres die kan komen voordat de vergadering is begonnen. Vooral omdat al je collega’s uit alle windstreken vandaan komen. Een andere tip die van belang kan zijn, is of er een goede luchtdoorstroom is in de zaal. Klinkt gek maar vooral wanneer de vergadering langer duurt dan verwacht kan het prettig zijn om een goede luchtdoorstroom te hebben.
